Jak napisać oficjalne pismo w sposób profesjonalny?

jak pisać pisma urzędowe

Sporządzanie naszego pierwszego pisma urzędowego może przysporzyć wiele trudności. W jaki sposób prawidłowo sformułować pismo? Jak napisać pismo, by zwiększyć prawdopodobieństwo, że sprawa zakończy się po naszej myśli? Czy istnieje ogólny wzór pisma? Zapraszamy do lektury.

Najważniejsze elementy pisma urzędowego

Niestety, nie istnieje jeden właściwy wzór pisma urzędowego. Sposób, w jaki zostanie sporządzone, zależy w dużej mierze od danej sprawy i ciężko o gotowe wzory pism, które będą zawsze aktualne. Jeśli pracujemy w administracji publicznej lub nasze stanowisko wymaga od nas częstych kontaktów np. z urzędem miasta, najlepszym wyjściem będzie ukończenie szkolenia z pisania pism urzędowych. Taki kurs pozwoli nam nabrać wprawy w formułowaniu treści pisma i odpowiedniego redagowania pism urzędowych.

Niezależnie jednak od konkretnej sprawy profesjonalne pismo powinno zostać napisane według przyjętego wzoru. Przede wszystkim, nie powinno zabraknąć żadnej z kluczowych części, prawidłowo rozmieszczonych:

  • miejscowość i data (w prawym górnym rogu)
  • dane nadawcy pisma (w lewym górnym rogu, nieco niżej niż data i miejscowość)
  • dane odbiorcy — osoby lub instytucji, do której kierujesz pismo (po prawej stronie dokumentu, poniżej danych nadawcy)
  • znak powoławczy (jeśli nasze pismo nawiązuje do toczącej się sprawy, otrzymanego oficjalnego pisma itd. pod danymi adresata powinien widnieć np. znak pisma, umowy czy aktu prawnego)
  • tytuł pisma (pozwoli na pierwszy rzut oka dowiedzieć się adresatowi, czy chodzi o wniosek, podanie, prośbę itp.)
  • treść właściwa
  • podpis (najlepiej odręczny) i poprzedzony zwrotem grzecznościowym (np. „Z poważaniem”)

Jak napisać pismo urzędowe prawidłowo?

Przystępując do napisania pisma, należy mieć w pamięci kilka podstawowych zasad tzw. savoir-vivre pism urzędowych. Po pierwsze zwróć uwagę na stronę wizualną. Nawet jeśli nie masz możliwości wydrukowania dokumentu i musisz napisać pismo urzędowe ręcznie, użyj białej kartki w formacie A4. Pod żadnym pozorem nie bierz wyrwanej kartki z zeszytu, dokument nie może być pognieciony, poplamiony czy ze śladami korektora lub naniesionymi poprawkami. Nie używaj języka nacechowanego emocjonalnie, wykrzykników, znaków zapytania, czy emotikonek.

Jak w każdej wypowiedzi pisemnej, także i w przypadku pism urzędowych należy zachować uporządkowaną strukturę tekstu. Starannie zaplanuj poszczególne etapy tworzenia pisma urzędowego. Treść powinna tworzyć logiczny ciąg, a najlepszy układ pisma urzędowego to wstęp, rozwinięcie, uzasadnienie (opcjonalnie) i zakończenie. Nie należy się zbytnio rozwodzić, dokument powinien zwięzły i w jasny sposób przedstawiać cel naszego pisma. Jeśli chcesz powołać się na przepisy prawne, upewnij się, że twoje informacje są aktualne i pochodzą z aktualnego źródła. Z kolei korzystając z gotowych wzorów pism, zweryfikuj, czy na pewno oferująca je osoba ma odpowiednie kompetencje w tej dziedzinie.