Prowadzenie trudnych rozmów z pracownikami — jak robić to dobrze?

trudne rozmowy z pracownikiem

W życiu zawodowym, jak to w życiu bywa, zdarzają się różne sytuacji. Niekiedy pojawia się także konieczność zwrócenia pracownikowi uwagi. Jak zakomunikować negatywne uwagi w taki sposób, by odniosły swój skutek, ale nie uraziły ich odbiorcy?

Metoda FUKO jako sposób na rozładowanie negatywnych emocji

Jedną z popularnych metod, którą często poznajemy na szkoleniach z komunikacji, jest metoda FUKO. To idealna taktyka, by przeprowadzić trudną rozmowę jak rozmowa korygująca lub motywująca. Odbywa się w czterech etapach:

  1. FAKT — Unikamy subiektywnych wyrażeń i własnych opinii, koncentrując się wyłącznie na wskazaniu jednoznacznie zachowania pracownika, które nam nie odpowiada.
  2. UCZUCIA — Dopiero po wskazaniu konkretnego zdarzenia opisujemy emocje, jakie ono w nas wzbudziło.
  3. KONSEKWENCJE — Uświadamiamy pracownikowi, jakie skutki miało jego działanie. Często ludzie nie są świadomi odpowiedzialności, jaka na nich ciąży.
  4. OCZEKIWANIA — Przedstaw swoje wymagania w sposób przejrzysty, by pracownik wiedział, jakiej zmiany w zachowaniu/podejściu od niego oczekujemy

Te cztery podstawowe kroki warto poprzedzić jeszcze etapem wstępnym i wytłumaczyć pracownikowi wcześniej przed rozpoczęciem rozmowy, czego będzie dotyczyła. Pomoże to rozładować napięcie i uniknąć stresu wynikającego z niepewności co do tematu spotkania.

Przydatne porady, jak przeprowadzić trudną rozmowę

Już na samym początku należy nawiązać kontakt z naszym rozmówcą. Najlepiej nawiązać kontakt wzrokowy na tej samej linii wzroku, ale niekoniecznie stawać naprzeciwko siebie — taka pozycja może być odczytana jako konfrontacyjna. W budowaniu przyjaznej atmosfery pomaga zajęcie pozycji obok rozmówcy lub pod kątem prostym. Gdy już przedstawisz pracownikowi swoje oczekiwania, upewnij się, że dobrze zrozumiał komunikat, który zamierzałeś mu przekazać. Najlepiej poprosić, by powtórzył własnymi słowami to, co właśnie usłyszał. Równie ważne jak wyraźne sformułowanie problemu, jest jego rozwiązanie. Porozmawiaj z pracownikiem, czy wie, jak go wyeliminować. W zależności od sytuacji zleć podjęcie konkretnych kroków, pozwól zaproponować pracownikowi własne rozwiązanie lub wspólnie poszukajcie właściwej metody.

Niezależnie od przebiegu rozmowy, pamiętaj, aby skupiać się wyłącznie na faktach i powstrzymywać się od wyrażania subiektywnych wrażeń.